お知らせ

お知らせ

職員の個人情報に係る事務処理誤りについて

 

堺市産業振興センターにおいて、当センターが実施するイベント「包丁研ぎ方教室」にメールで申込みがあった方のうち、当選者に対して案内をBCC(送信先メールアドレスを非表示)で送信すべきところ、誤ってTo(送信先メールアドレスを表示)で送信する事案が発生しました。本件の概要は、以下の通りです。

このような事態を招き、深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に向け、個人情報の適正管理に努めてまいります。

 

1 経緯

・12月23日(木)に開催する「包丁研ぎ方教室」にメールで申込みがあった方のうち、当選者24名に対し、12月14日(火)2度に分けて当選案内のメールを送信しました(開催時間の違いにより2度に分けて送信)。

・その後、落選者に対しBCC(送信先メールアドレスを非表示)に入力して送信した際に、当選者に対しTo(送信先メールアドレスを表示)で送信したことに気付き、センター内で情報共有しました。

 

2 発生の原因

・メールアドレスの入力箇所の確認が漏れたこと。

・2名でチェックを行っていたが、2名ともメールアドレスがTo(送信先メールアドレスを表示)に入力されていることに気付かなかったこと。

 

3 対象の個人情報の項目及び誤送付件数

・項目 研ぎ方教室の当選者のメールアドレス

・件数 24名分(研ぎ方教室当選者の一部)

 

4 対応状況

・12月15日(水)9時から、案内を送信した24名のうち電話番号が分かる22名に、お詫びの電話をしました。連絡が取れた19名には事務処理誤りについてお詫びし、電話番号が分からない2名にはお詫びのメールを送信しました。

・連絡の取れた方には、メールの削除をお願いし、改めて案内のメールを送信しました。

・電話で連絡が取れなかった3名には、お詫びとメールの削除を依頼するメールを送信しました。

 

5 再発防止策

・堺市で使用されている「事務処理誤り防止チェックシート」項目を、販路開拓課が実施するイベントに適した内容に追記修正して使用します。

・案内文の決裁の備考欄に、チェックリストで確認する必要があることを明記します。

・センター職員の個人情報の取扱いの意識を高めるため研修を実施するとともに、課内で改めて「情報機器を取扱うときの基本的なルール」について研修を行い、事務処理誤り等が発生した場合、所属長に迅速に報告するなど対応についても周知徹底します。

・「事務処理誤り防止チェックシート」の項目について、確実にチェックできていることを所属長等上位の者が確認した後に、メール送信を行います。

・技術的対策として、BCC強制変換機能を有するソフトの導入を検討します。

 

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